ビジネスで活躍すること間違いなし！！

Portable Document Format ポータブルドキュメントフォーマットの頭文字をとったものがPDFです。

ほとんどの人が1度は使ったことがあるでしょう！

PDF化とは、デジタルデータを紙に印刷したときと同じような状態のまま、閲覧や編集、保存ができる形式にすることです！

PDFは、Adobe社が開発したファイルフォーマットですが、PDFっていつから使われるようになったのでしょうか？

ウィンドウズが普及し、パソコンが一般に普及するようになった頃は当然PDFなんてありませんでした。

PDFの歴史

ウィキペディアによると、スタンダードになったのは、2008年頃みたいです。

そんな便利なPDFですから、ビジネスをやる上では、ほとんどの人が使ったことがあるはずです。作成した文章や資料をPDF化して、相手に送信する事は普通にやることですよね？

我々のPDFに対する基本的な考えの1つとして作成した資料を編集できなくする事を目的としていることが多いのではないでしょうか？

例えば、見積書や請求書を送ったのはいいが、自由に編集できてしまったら困るもの、そういったものにPDFが多く使われるのだと思います。

しかしですよ皆さん、PDF編集できないかなぁなんて思った事は1度や2度では無いはずです！

先程のPDFの説明で、PDFとは閲覧、編集、保存ができると書きましたが、編集だけは、有料版にアップグレードしないと出来ないです。

しかし、相手から送られてきたPDFを注釈等の手を加え、また別の方に送りたいなんて言うニーズはたくさんあるはずです！

でも、わざわざ有料版にアップグレードするほどでもないなぁなんて思っている皆さんには有益な情報になると思います！

正直なところ、編集する頻度は、それほど多くもなく、注釈など簡単な編集がしたいだけであれば、わざわざ有料版にアップグレードするのは、敷居が高いように思います。

でも大丈夫なんです！ほとんどの方がこれで充分なのでは？と思います。

特別な事は必要なく、ただ知っているか知らないかだけの違いだけです。

無料で編集できる方法を学んで、皆さんのビジネスに活かしてみてください！

具体的にどうやって編集するの？

PDFを編集する前提条件がありますが、それはPCで編集する事です。

もしかしたら他のパターンでもできるのかもしれませんが、iPadでやってみたらうまくいきませんでした。本当はiPadでもできたらよかったのですがしょうがないですね‥

ですから、これからの説明はPCでPDFを編集するやり方になります！

まず適当なPDFを開いてみましょう！

これは音楽機器のマニュアルなんですが、これで編集を進めていきます。

PDFを閲覧する為のアプリはAdobe Acrobat Readerですが無料で使っている人がほとんどだと思います。重要なのは画面右側部分ですがPDFを編集に進んでも無料体験版に進み、期間が終了すると有料のAcrobat Proへのアップグレードを求められます。

画面右側の項目にポインタを持っていくと有料じゃないと使えない項目には☆印が表示されます。

例えばこんな具合です。PDFを編集のところにポインタを持って行ったらこうなります。右側の項目のほとんどは☆印が表示され有料じゃないと使えない機能なんです。

しかし、良く見てみると【コメント】と【入力と署名】【コメントを依頼】以上の3項目には☆印がつかないじゃないですか！？

つまり無料でも使える機能って事ですね！

実はこの無料で使える機能を使えば、おそらく大多数の人はこれで十分！と思うのではないでしょうかね？

少なくともちょっとした編集が出来ればいいと思っている人であれば、これらの機能で十分な筈です。

私も長い事PDFは使ってきましたがこんな機能があるんなんて知りませんでした。きっと知らない人も多いと思いますよ！使い方を覚えて会社で披露したらヒーローになれるかも！？

この3項目でもやれる事は多いのですが、まずは【コメント】から試してみましょう！

コメントをクリックすると新たな欄が追加されます。その中の赤丸で囲ったところをクリックしてみてください。そうすると四角の範囲が指定でき中に文字を入力出来るようになります。もともとのテキストを上に重ねると見事にマスキングされるのがわかります。文字サイズも指定出来ますし、色や枠の境界線の色指定も出来ますからいろいろやると以下のような感じになります。

いかがでしょうか？ファイルの一部分を編集してみました。まるではじめからこの状態だったかの様です。でもこれは元の部分をマスキングして文字を書いているだけなんですねぇ。

次は【入力と署名】を試してみます。

赤丸部分をクリックして数字を入力してみました。すると以下の様に数字が枠で区切られます。

そうして枠の右側の印をドラッグすると枠の大きさを自由に変更出来ます。大きさを調整すると枠の中の文字も自動的に追従してサイズが変わってくれるんですね！

これもかなり便利機能で、使える例としては空欄の日付部分に数字のみ入力して完成させるなんて事も出来る訳です。これはあたかも初めから日付が記載されていたかのようです。

そのほかにも工夫次第で色々な事が出来そうです。

これだけの機能があれば必要十分じゃないでしょうか？

入力と署名にはよく見ると×マークやレ点マークがありますよね？もう使い方はわかる筈です。いろいろと工夫してみてください！

最後に重要な事！！

今まで色々と編集してきました。もう見た目的には何も問題は無いように見えます。

しかしあとひと手間あった方が良いです。

というのもこのままで保存すると編集の跡が残ってしまうと言いますか、編集した部分が他者にも編集が出来る状態でしか保存出来ていない事になるんです。つまり元々の部分にマスキングしてその上にテキストを記載しているという状態で保存されるって事です。

これでは少々困るのではないでしょうかね？

そこで最後のひと手間ですが、ファイルメニューから印刷を選びMicrosoft Print to PDFを選び新たなPDFを作成するわけです。そうすると今まで編集したファイルが新たなPDFとして保存されるわけです。これで他の人にも送る事が出来ますよね？

これであたかも初めからこちらが作成したPDFの完成です！

これは知っているとビジネスではかなり活躍出来ると思います。

皆さんも是非活用してみてください！